Tip 1: Eerst even bellen
Door de klant te confronteren met de betalingsachterstand betaalt die vaak alsnog snel. Laat je echter niet afschepen met vage betalingstoezeggingen.
Tip 2: Begin vriendelijk
Een betalingsherinnering is geen aanmaning. Blijf vriendelijk, vraag wat de reden is. De klant kan het gewoon vergeten zijn. Misschien kan je ergens mee helpen.
Tip 3: Wees informatief
Misschien is je klant de factuur gewoon kwijt of hij heeft ‘m nooit ontvangen. Zorg daarom dat op de betalingsherinnering alle informatie staat die de klant nodig heeft om snel te kunnen betalen.
Tip 4: Geef een korte termijn mee
Zet op je betalingsherinnering een tekst als: “verzoek ik u binnen 5-10 dagen zorg te dragen voor betaling”. Houd het kort, want de klant is al te laat. En bel meteen na afloop van deze termijn, zodat de klant weet dat je het serieus neemt.
Tip 5: Herinnering tijdig versturen
Maak duidelijk dat je meteen in de gaten hebt wanneer een factuur te laat is. Laat merken dat je jouw zaakjes goed op orde hebt. Als een klant merkt dat je administratie een chaos is, is dat slecht voor zijn betalingsmoraal
Tip 6: Geen motie van wantrouwen
Strijk de klant niet meteen tegen de haren in. Zorg voor een neutrale toon. De betalingsherinnering is (nog) geen motie van wantrouwen.
Tip 7: Eindig vriendelijk
Sluit je herinnering af met de klassieker: “Voor zover deze brief uw betaling heeft gekruist, kunt u hem als niet verzonden beschouwen.”
Bonustip van ElkeDagBij
Factureer zodra het kan en houd je openstaande posten goed bij. Alle facturen staan direct in je administratie. Als je inlogt, zie je meteen wie te laat is. Betalingstermijn verstreken? Kom meteen in actie. Met één klik maak je van een factuur een herinnering per e-mail.