Time needed: 3 minutes.
In de app zie je op het dashboard diverse iconen staan. Toewijzen uitgaven is er een van. Het cijfer in het rode balletje geeft aan het aantal uitgaven waar nog geen factuur of bonnetje tegenover staat.
Om bij te blijven met je uitgaven is het verstandig rode ballen direct weg te werken. Dat kan op 3 manieren: toewijzen aan factuur, factuur toevoegen en afboeken zonder factuur.
Zo ga je te werk (waar hieronder factuur staat, kun je ook bon lezen):
- Open de app
Op het dashboard zie je bij Toewijzen uitgaven de rode bal met een 4. Klik op het icoon. Je ziet de lijst met de 4 toe te wijzen uitgaven. Selecteer de uitgave die je wilt toewijzen aan een factuur.
- Toewijzen aan factuur
Het kan zijn dat de factuur al in het systeem staat, maar dat het om diverse redenen niet mogelijk was het betaalde bedrag en het factuurbedrag met elkaar te matchen. Drie voorbeelden:
– Je hebt een deelbetaling gedaan; je hebt minder betaald dan het gefactureerde bedrag
– Je hebt een combinatiebetaling gedaan voor twee of meer facturen; je hebt meer betaald dan het bedrag van iedere, losse factuur
– Je hebt een betalingskorting verwerkt, bijvoorbeeld bij betaling binnen 14 dagen; ook nu is het betaalde bedrag lager
Of de factuur staat er wel tussen, maar er was een andere reden waarom het niet lukte ze te matchen.
Volg nu deze stappen:
a. Klik op Toewijzen aan factuur. Check de lijst
b. Selecteer de factuur of facturen die bij de uitgave past of passen
c. Klik op toewijzen
- Aanleveren factuur
Stel je komt de factuur niet tegen in de lijst, maar je weet dat er een factuur is. Je zoekt en vindt ‘m bijvoorbeeld terug als papieren factuur in de grote stapel.
Volg nu deze stappen:
a. Toevoegen met camera. Makkelijk als je de papieren factuur hebt gevonden. Foto maken via de app en de app regelt de rest
b. Toevoegen uit fotoalbum. Heb je de factuur toch al ooit gefotografeerd en zit die nog in je album? Selecteer hem dan uit je fotoalbum
c. De optie Handtekening is hier niet actief.
Heb je de factuur nog als pdf in je mail zitten? Komt veel voor!
– Upload de factuur alsnog naar het systeem. De factuur staat er vaak de volgende dag al in. Volg dan de stappen van Toewijzen aan factuur.
– Print de factuur uit en voeg toe via de camera. Maar wij zijn geen voorstander van printen, dus beter is uploaden. - Afboeken zonder factuur
Kun je de factuur absoluut niet meer vinden? Kies dan voor Afboeken zonder factuur.
Volg nu deze 2 stappen
a. Kies uit een van deze mogelijkheden (denk eraan, dit rijtje kan voor iedereen anders zijn):
– Privé-opnamen/ontvangsten
– Relatiegeschenken
– Representatiekosten
– Brandstofkosten vervoermiddelen
– Parkeerkosten
– Overige kantoorkosten. Voor alles dat niet binnen een van de andere opties valt. Als zelfs deze optie niet voldoet, vraag dan onze klantenservice om een extra optie.
b. Klik op toewijzen
- Geen btw-verrekening bij afboeken zonder factuur!
Zonder factuur kunnen we geen btw verrekenen. Meevaller: het gaat hierbij vaak om een horecabon die je kwijt bent. Op horeca-uitgaven mag je de btw sowieso niet aftrekken, dus heb je ook geen btw-verlies.
- Omgaan met fooi
Veel mensen betalen in het restaurant de fooi met hun betaalkaart of creditkaart. Dan wijkt het bedrag op de bon af van het bedrag dat wordt afgeschreven. Stel dat je € 8,95 moest betalen en je hebt € 10,- betaald. Je uploadt de bon direct naar ElkeDagBij. Toch zie je dan de volgende dag een rode bal, omdat we het bonbedrag (€ 8,95) niet konden koppelen aan het betaalde bedrag (€ 10,-). Logisch.
Vervolgens wil je de rode bal wegwerken. Dan doe je eerst een deelbetaling van € 8,95. Je houdt € 1,05 fooi over. En die verwerk je dan via Afboeken zonder factuur op representatiekosten of betalingsverschillen. Afhankelijk van de opties die jij hebt.
Het alternatief is dat je géén bonnetje in ElkeDagBij zet en het gehele bedrag afboekt zonder factuur op representatiekosten. Ook daarmee laat je de rode bal verdwijnen. - Factuur kwijt van een laag of hoog bedrag
Stel dat je iets koopt voor € 10,- ex. btw, dus € 12,10 incl. btw. Je kunt de bon echt nergens meer vinden. Dan boek je af zonder factuur en “verlies” je € 2,10 aan btw die je niet kunt verrekenen. Daar staat tegenover dat de kosten die je mag verrekenen € 12,10 zijn en niet € 10,-. Je winst wordt dus € 2,10 extra lager, waarmee je een deel van het btw-verlies “terugverdient”. Bij zulke kleine bedragen loont het niet een hele zoektocht op touw te zetten naar de zoekgeraakte factuur. Is het factuurbedrag € 1210,-, dan kun je er maar beter wel tijd insteken.
- Bewaarplicht volgens de Belastingdienst
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht facturen en bonnetjes van uitgaven 7 jaar te bewaren. Nou is het nogal lastig om een bonnetje te bewaren dat je kwijt bent. Je loopt dan het risico dat de Belastingdienst bij een controle een uitgave toewijst als een privé-uitgave als niet duidelijk is wat de uitgave betreft en je geen bonnetje (meer) hebt om de uitgave te onderbouwen als zakelijke uitgave.